Введение
Запчасть заказали.
Поставщик сказал: «Завтра будет».
Завтра не приехала.
Позвонили поставщику.
«Ой, машина задержалась. Послезавтра».
Послезавтра приехала.
А теперь главный вопрос:
Кому эта деталь?
Вот тут в небольшом автосервисе иногда начинается настоящий цирк.
Коробка лежит на полке.
Рядом ещё три коробки.
На одной написано «BMW».
На другой вообще ничего.
Мастер вроде помнит, что это для синей машины.
А синяя машина у вас сегодня одна или две?
Вот и приехали.
Поэтому учёт запчастей в автосервисе — это не какая-то бухгалтерская забава для больших СТО.
Даже гаражному мастеру важно понимать:
- какая деталь нужна;
- для какого автомобиля она заказана;
- сколько она стоит;
- заказана ли она;
- пришла ли деталь;
- установлена ли она;
- к какому заказу относится.
Потому что одна потерянная деталь — это ещё не катастрофа.
А десятки таких мелочей каждый месяц уже начинают кушать деньги.
Почему учёт запчастей так важен для автосервиса
На первый взгляд всё просто.
Купили запчасть.
Поставили.
Взяли деньги.
Готово.
Но в реальной мастерской одновременно могут быть десятки деталей.
Одни уже пришли.
Другие заказаны.
Третьи ещё только нужно заказать.
Четвёртые клиент отказался покупать.
Пятые вернули поставщику.
Шестые уже установили, но никто толком не записал их стоимость.
А потом владелец смотрит на цифры и говорит:
«Так. А куда делась прибыль?»
А прибыль, возможно, не делась.
Она просто растворилась в мелочах.
Что такое нормальный учёт запчастей в автосервисе
Нормальный учёт — это когда вы можете в любой момент ответить на несколько простых вопросов.
Что заказано?
Для какой машины?
Для какого клиента?
Сколько стоит?
Пришло или нет?
Установлено или лежит на складе?
В каком заказе использовано?
Если на эти вопросы приходится искать ответ в пяти чатах и звонить мастеру, значит учёт пора немного подкрутить.
1. Привязывайте запчасть к конкретному заказу
Это первое правило.
Не просто:
«Фильтр масляный — 25 рублей».
А:
«Фильтр масляный — заказ №125 — автомобиль Volkswagen Passat — клиент Иванов».
Теперь понятно, куда эта деталь должна уйти.
Если запчастей много, такая связь очень сильно упрощает жизнь.
2. Указывайте автомобиль, для которого заказана деталь
Особенно если в мастерской одновременно ремонтируются несколько одинаковых автомобилей.
Два Volkswagen.
Три Renault.
Пять комплектов тормозных колодок.
И вот попробуй потом вспомни, где чей комплект.
Лучше сразу записать:
- клиент;
- автомобиль;
- номер заказа;
- название детали;
- количество;
- стоимость;
- статус.
Пять минут учёта сейчас могут сэкономить полчаса поисков потом.
3. Разделяйте «заказано», «получено» и «установлено»
Это три совершенно разные вещи.
Деталь заказана — значит, её пока нет.
Деталь получена — она уже приехала.
Деталь установлена — она уже использована в ремонте.
Если всё это записано одним словом «запчасть», начинается путаница.
Мастер думает, что деталь уже приехала.
Администратор думает, что она ещё едет.
А поставщик вообще считает, что её давно забрали.
Красота.
4. Не забывайте учитывать количество
Казалось бы, очевидно.
Но именно на таких мелочах и возникают ошибки.
Например:
Колодки — 1 комплект.
Свечи — 4 штуки.
Фильтры — 3 штуки.
Масло — 5 литров.
Если в заказе указано только название без количества, потом легко получить неправильную сумму.
5. Указывайте закупочную и продажную стоимость
Это уже важная часть финансового учёта.
Допустим, запчасть купили за 80 рублей.
Клиенту она выставлена за 100.
Если в системе хранится только цена для клиента, вы не видите нормальную картину по марже.
А если учитываются обе суммы, становится понятно, сколько приносит сама запчасть.
Не каждая дорогая деталь автоматически означает большую прибыль.
Вот тут цифры быстро отрезвляют.
6. Учитывайте работы отдельно от запчастей
Заказ на ремонт может состоять из двух частей:
работа мастера и запчасти.
Например:
- замена тормозных колодок — работа;
- комплект колодок — запчасть.
Клиент оплачивает общий заказ.
Но владельцу автосервиса важно понимать структуру этого заказа.
Сколько заработали на работе?
Сколько на детали?
Какие расходы были?
Без этого сложно нормально оценивать эффективность бизнеса.
7. Не храните информацию о деталях только в переписке
«Напиши мне, какие колодки заказывать».
«Вот эти».
Фото.
Потом ещё одно сообщение.
Потом поставщик прислал другую цену.
Потом мастер написал, что нужна ещё одна деталь.
Через неделю попробуй найди всё это в чате.
Мессенджер хорош для общения.
Но он плох как основное место учёта.
Информация должна попадать в рабочую систему.
8. Фиксируйте замену детали в истории автомобиля
Это полезно не только для денег.
Представим, клиент снова приехал через год.
Спрашивает:
«А когда мы меняли этот элемент?»
Если история сохранена, ответ находится за несколько секунд.
Если нет — начинается:
«Ну вроде в прошлом году… или позапрошлом…»
Такой ответ не очень уверенно звучит.
А история автомобиля должна работать как память сервиса.
9. Учитывайте детали, которые клиент принёс сам
Такое бывает постоянно.
Клиент говорит:
«Я сам купил запчасть. Вот она».
Эту информацию тоже полезно зафиксировать.
Что именно установили.
Когда.
На какой автомобиль.
По какому заказу.
Особенно если позже возникают вопросы по совместимости или гарантии.
Лучше иметь запись, чем вспоминать:
«Ну он вроде сам что-то привозил…»
10. Следите за деталями, которые лежат без движения
Вот это интересная категория.
Запчасть купили.
Клиент отказался от ремонта.
Деталь осталась.
Она лежит.
Потом ещё одна.
Потом ещё.
И через год в углу появляется маленький музей автозапчастей.
Причём деньги за экспонаты уже давно заплачены.
Поэтому полезно понимать, какие детали:
- зарезервированы;
- ожидают установки;
- остались после отмены заказа;
- лежат на складе;
- нужно вернуть поставщику.
11. Отдельно контролируйте возвраты
Запчасть может оказаться:
- не той;
- неподходящей;
- бракованной;
- лишней;
- заказанной по ошибке.
Если возврат нигде не зафиксирован, деньги могут зависнуть.
Поэтому возврат тоже должен быть частью учёта.
12. Следите за сроками поставки
Клиенту сказали:
«Машина будет готова завтра».
А деталь приезжает через три дня.
Получается неудобный разговор.
Поэтому при заказе запчасти полезно фиксировать ожидаемую дату поставки.
Тогда сразу видно, какие автомобили могут задержаться.
И клиенту можно сообщить об изменении заранее.
13. Не заказывайте детали без привязки к автомобилю
Иногда мастер говорит:
«Закажи вот эту деталь».
И всё.
Для какого автомобиля?
Неясно.
Особенно опасно, если у вас одновременно несколько похожих заказов.
Минимальная информация должна быть:
автомобиль + клиент + заказ + деталь.
Тогда шанс перепутать гораздо ниже.
14. Проверяйте запчасть до установки
Приехала деталь — это ещё не значит, что её можно сразу ставить.
Нужно проверить:
- соответствие заказу;
- комплектность;
- видимые повреждения;
- соответствие автомобиля;
- количество.
Лучше обнаружить ошибку на столе, чем после того, как полмашины уже разобрано.
15. Учитывайте запчасти непосредственно в заказ-наряде
Когда работы и детали живут отдельно, появляются вопросы.
Что поставили?
Сколько?
За сколько?
Кто заказал?
Когда приехало?
На какой автомобиль?
Поэтому удобнее, когда запчасти являются частью конкретного заказа.
Тогда после закрытия ремонта у вас остаётся полноценная история.
Как учитывать запчасти в маленьком автосервисе
Маленькой мастерской не обязательно создавать огромный складской комплекс.
Вполне достаточно начать с базового учёта.
Например:
- название детали;
- количество;
- цена;
- поставщик;
- автомобиль;
- заказ;
- статус;
Главное — чтобы эта информация не была разбросана по пяти местам.
Как учитывать запчасти гаражному мастеру
У частного мастера всё обычно проще.
Но есть другая проблема.
Он одновременно и мастер, и закупщик, и администратор.
Сам заказал.
Сам забрал.
Сам поставил.
Сам клиенту рассказал.
А вечером уже не помнит, сколько стоила та самая деталь.
Поэтому даже простой электронный учёт помогает.
Записал сразу.
И голова свободна.
Как не перепутать запчасти на нескольких автомобилях
Если машин в работе много, используйте простую систему.
Каждая деталь должна иметь привязку:
клиент → автомобиль → заказ.
Например:
Петров → Ford Focus → заказ №214 → передние колодки.
Сразу понятно, кому принадлежит коробка.
Не надо устраивать расследование уровня:
«Чья это коробка лежит возле компрессора?»
Как контролировать стоимость запчастей
Цены поставщиков меняются.
Сегодня деталь стоит 100 рублей.
Через месяц — уже 115.
Если постоянно считать всё «примерно», можно незаметно съесть собственную маржу.
Поэтому полезно фиксировать фактическую стоимость закупки.
Тогда после нескольких месяцев можно увидеть реальную картину.
Почему нельзя смешивать деньги клиента и стоимость запчастей
Допустим, клиент заплатил за ремонт 500 рублей.
Но из этих 500:
300 рублей — детали;
200 рублей — работа.
Если смотреть только на общую сумму, кажется:
«Неплохой заказ».
Но потом выясняется, что после закупки деталей и остальных расходов прибыль совсем другая.
Поэтому структура заказа имеет значение.
Как запчасти влияют на прибыль автосервиса
У владельца СТО должна быть простая картина:
выручка от работ + выручка от запчастей − расходы = результат.
А если запчасти учитываются как попало, эта математика начинает хромать.
Можно иметь большую выручку и удивительно скромную прибыль.
Такое бывает.
И довольно часто.
Почему нельзя покупать детали «на глазок»
«Думаю, эта подойдёт».
Вот слово «думаю» при заказе запчастей иногда стоит дорого.
Лучше проверить:
- VIN;
- каталожный номер;
- совместимость;
- комплектацию;
- модификацию автомобиля.
Чем дороже деталь, тем дороже ошибка.
Как сократить простои из-за отсутствия запчастей
Автомобиль на подъёмнике.
Мастер готов работать.
Но детали нет.
Получается очень дорогой предмет интерьера.
Поэтому перед началом ремонта важно понимать:
- что нужно заменить;
- что уже есть;
- что заказано;
- когда приедет;
- можно ли начинать работу.
Планирование запчастей напрямую влияет на загрузку автосервиса.
Как вести учёт запчастей без отдельного склада
У гаражного мастера может вообще не быть полноценного склада.
И это нормально.
Но даже тогда нужно понимать, какие детали находятся:
- в заказе;
- в пути;
- у мастера;
- установлены;
- лишние.
То есть учёт нужен не ради склада.
Он нужен ради порядка.
BeloraCRM Auto и учёт запчастей в автосервисе
В BeloraCRM Auto информацию о работах и запчастях можно вести непосредственно в рамках заказов.
Это позволяет связать ремонт с конкретным клиентом и автомобилем, а не хранить информацию о деталях отдельно от истории обслуживания.
Для небольшой СТО или гаражного мастера такой подход удобен тем, что клиент, автомобиль, заказ, работы и запчасти находятся в одной системе.
Хотите посмотреть, как вести заказы и запчасти в одной системе? Скачайте бесплатное демо BeloraCRM Auto и попробуйте вести клиентов, автомобили, работы, запчасти и историю ремонтов.
Что делать, если запчасть заказали, но клиент отказался от ремонта
Вот здесь важно не потерять контроль.
Запчасть уже куплена.
Клиент говорит:
«Я пока не буду делать».
Теперь нужно понимать:
что это за деталь;
кому она принадлежит;
можно ли её вернуть;
сколько денег в ней заморожено;
можно ли использовать её для другого заказа.
Если ничего не записывать, через месяц можно обнаружить на полке несколько коробок, стоимость которых уже никто не помнит.
Что делать с оставшимися запчастями
Периодически проводите простой разбор.
Что лежит?
Для какого заказа?
Почему не установлено?
Можно вернуть?
Можно использовать?
Нужно списать?
Не обязательно превращать это в еженедельную инвентаризацию на три часа.
Но периодически порядок навести стоит.
Какие ошибки чаще всего допускают при учёте запчастей
Ошибка 1. Запчасти нигде не записываются
Всё держится в голове.
Плохой вариант.
Ошибка 2. Нет привязки к заказу
Потом непонятно, для кого покупали деталь.
Ошибка 3. Не указывается количество
Итоговая стоимость может не сойтись.
Ошибка 4. Не фиксируется закупочная цена
Сложно понять реальную маржу.
Ошибка 5. Не отмечается получение детали
Мастер ждёт то, что уже приехало.
Ошибка 6. Не учитываются возвраты
Деньги зависают.
Ошибка 7. Детали хранятся без маркировки
Начинается игра «угадай, чья коробка».
Ошибка 8. Работы и запчасти не разделяются
Сложнее анализировать прибыль.
Простая схема учёта запчастей в автосервисе
Можно начать буквально с такой последовательности:
Диагностика → список необходимых деталей → заказ → ожидание → получение → проверка → установка → фиксация в заказе.
После установки деталь должна попасть в историю ремонта.
Вот тогда цепочка замыкается.
Что проверить владельцу СТО уже завтра
Пройдитесь по мастерской.
Посмотрите на все коробки.
Теперь задайте себе вопрос по каждой:
«Я точно знаю, для какого автомобиля это куплено?»
Если ответ:
«Ну… примерно».
Вот с этой коробки и начинайте.
Заодно составьте список деталей, которые:
- заказаны;
- получены;
- установлены;
- ожидают возврата;
- лежат без движения.
Иногда такой простой разбор показывает больше, чем десять красивых отчётов.
Чек-лист учёта запчастей в автосервисе
- Каждая запчасть привязана к конкретному заказу.
- Понятно, для какого автомобиля она предназначена.
- Указано количество.
- Зафиксирована стоимость.
- Понятен статус запчасти.
- Видно, получена ли деталь.
- Учитывается установка.
- Работы отделены от запчастей.
- Возвраты фиксируются.
- Оставшиеся детали не забываются.
- История установленной детали сохраняется.
- Можно быстро понять, где находится нужная запчасть.
Главная мысль
Учёт запчастей нужен не ради красивой таблицы.
Он нужен, чтобы деньги не растворялись.
Чтобы мастер понимал, что ему ставить.
Чтобы администратор знал, где деталь.
Чтобы клиенту можно было нормально объяснить срок ремонта.
Чтобы владелец видел реальную стоимость заказа.
И чтобы коробка возле подъёмника не превращалась в загадочный артефакт неизвестного происхождения.
Заключение
Учёт запчастей в автосервисе становится особенно важным тогда, когда заказов становится больше нескольких в неделю.
Пока машин мало, можно многое запомнить.
Потом появляются поставщики, сроки, возвраты, разные цены, несколько мастеров и десятки одновременно открытых заказов.
И тут уже нужен порядок.
Не обязательно строить сложную складскую систему.
Для небольшой СТО достаточно понимать главное:
что заказано;
для кого;
сколько стоит;
где находится;
установлено или нет.
А если всё это связано с конкретным клиентом, автомобилем и заказом, работать становится намного спокойнее.
Меньше путаницы.
Меньше простоев.
Меньше забытых деталей.
И меньше ситуаций, когда вечером владелец СТО сидит над коробками и пытается вспомнить:
«Так… это мы кому заказывали?»
Хороший учёт запчастей — это когда вы в любой момент можете ответить на простой вопрос: что это за деталь, для какой машины она куплена и что с ней сейчас происходит.
Если хотите навести порядок в работе автосервиса, обратите внимание на BeloraCRM Auto — программу для автомастерских и СТО. В ней можно хранить клиентов и автомобили, вести историю ремонтов, заказ-наряды, работы и запчасти, напоминания и основные данные в одном месте. Программа работает без интернета и не требует ежемесячной подписки.
Посмотреть BeloraCRM Auto, скачать бесплатное демо и узнать подробности →