Введение
«Эта запчасть куда пошла?»
Пауза.
«Кажется, на ту Toyota…»
«А сколько она стоила?»
«Сейчас посмотрю».
И начинается.
Коробки на полке.
Накладная где-то в телефоне.
Цена — в переписке с поставщиком.
А в заказе стоит просто: «ремонт тормозов».
Вроде автомобиль отремонтировали.
Клиент заплатил.
Но сколько реально заработал автосервис — уже не так очевидно.
Именно поэтому учёт запчастей в автосервисе — это не какая-то бухгалтерская причуда.
Это обычный рабочий инструмент.
Потому что запчасть, которая установлена на автомобиль, должна быть связана с конкретным заказом.
Тогда понятно:
что купили;
для какой машины;
сколько заплатили;
сколько выставили клиенту;
что осталось;
и какой результат получился по ремонту.
Зачем автосервису нужен учёт запчастей
Начнём с очевидного.
Запчасти — это деньги.
Причём иногда очень немаленькие.
Если сервис покупает деталь за 100 рублей, а продаёт её клиенту за 125, нужно понимать, где эти 25 рублей.
А если деталь купили, но не внесли в заказ?
Тогда деньги просто растворились.
Не обязательно сразу большими суммами.
По чуть-чуть.
Сегодня фильтр.
Завтра свечи.
Послезавтра какой-нибудь подшипник.
И в конце месяца владелец смотрит на выручку и думает:
«Машин вроде много сделали. А денег где-то не хватает».
Что именно нужно учитывать по каждой запчасти
Не надо превращать маленькую мастерскую в складской комплекс федерального масштаба.
Для начала достаточно основных данных:
- название запчасти;
- количество;
- цена закупки;
- цена для клиента;
- производитель при необходимости;
- артикул при необходимости;
- автомобиль и заказ, для которого деталь предназначена.
Если этого достаточно для вашей работы — отлично.
Главное, чтобы информация была связана между собой.
Почему запчасть нужно привязывать к конкретному заказу
Представим обычную ситуацию.
В мастерской одновременно стоят три автомобиля.
На столе лежат:
- масляные фильтры;
- тормозные колодки;
- свечи;
- какая-то прокладка;
- ещё одна коробка, на которой написано только название производителя.
Через два дня уже начинается:
«Это на какую машину?»
Если каждая деталь сразу связана с заказом, вопрос исчезает.
Открыли заказ.
Посмотрели.
Вот автомобиль.
Вот запчасть.
Вот количество.
Вот стоимость.
Всё понятно.
Закупочная и продажная цена — это не одно и то же
Ещё одна частая ошибка.
Запчасть купили за 80 рублей.
Клиенту выставили 100.
А в учёте просто написали:
«Фильтр — 100».
Закупочная цена потерялась.
В результате невозможно нормально оценить маржу по запчастям.
Поэтому полезно разделять:
Цена закупки — сколько заплатил сервис.
Цена продажи — сколько заплатил клиент.
Разница между ними — один из элементов валовой маржи.
Для владельца бизнеса это уже интересная цифра.
Как понять, сколько автосервис зарабатывает на запчастях
Пример.
Деталь купили за 120 рублей.
Клиенту продали за 150 рублей.
Разница — 30 рублей.
Если за месяц через сервис прошло 100 таких деталей, разница составит уже 3000 рублей.
А если деталей и заказов гораздо больше, цифра становится заметной.
Вот зачем нужен нормальный учёт.
Не для красоты.
Для понимания экономики.
Не путайте наценку и маржу
Здесь маленькая профессиональная деталь.
Если закупка 100 рублей, а продажа 120 рублей, наценка составляет 20%.
Но маржа от выручки будет ниже — примерно 16,7%.
Это разные показатели.
В повседневной работе маленького автосервиса можно не устраивать финансовый университет.
Но владельцу полезно хотя бы понимать разницу.
Иначе можно решить, что запчасти дают большую прибыль, чем они дают на самом деле.
Как учитывать запчасти, которые клиент купил сам
Такое бывает постоянно.
Клиент говорит:
«Я уже купил деталь. Просто поставьте».
Тогда в заказе стоит отдельно отметить, что запчасть предоставлена клиентом.
Почему это важно?
Во-первых, для истории ремонта.
Во-вторых, чтобы не включить её стоимость в счёт автосервиса.
В-третьих, чтобы потом не возникло путаницы:
«А почему эта деталь у вас числится?»
Потому что клиент её принёс.
Вот и всё.
Что делать с запчастями, которые не подошли
Ещё одна реальная ситуация.
Заказали деталь.
Приехала.
Оказалась не та.
Вернули.
Заказали другую.
Если это нигде не фиксировать, через некоторое время появляется вопрос:
«А почему по этому заказу две детали?»
Поэтому возвраты и замены тоже желательно учитывать.
Особенно если речь идёт о дорогих запчастях.
Как учитывать несколько одинаковых запчастей
Например, нужно четыре свечи.
Необязательно создавать четыре отдельных строки.
Можно указать:
Свеча — 4 шт. — цена за единицу.
Главное — чтобы итоговая стоимость считалась правильно.
И чтобы было понятно количество.
Запчасти и работы должны находиться в одном заказе
Это особенно удобно.
Клиент приехал на замену тормозных колодок.
В заказе видно:
Работа: замена передних колодок.
Запчасти: комплект передних колодок.
Итог складывается автоматически или рассчитывается без ручной арифметики.
Получается цельная картина ремонта.
А не две независимые записи в разных местах.
Почему нельзя записывать запчасти просто в комментарии
«Поменяли колодки, поставили фильтр, масло такое-то».
В комментарии вроде всё есть.
Но потом попробуйте найти стоимость конкретной детали среди двадцати таких записей.
Удачи.
Комментарии нужны для заметок.
А запчасти лучше хранить как отдельные позиции заказа.
Тогда их можно считать, искать и анализировать.
Как учитывать запчасти в Excel
На старте можно сделать простую таблицу.
Например:
- дата;
- заказ;
- клиент;
- автомобиль;
- запчасть;
- артикул;
- количество;
- закупочная цена;
- продажная цена.
Для небольшого объёма это рабочий вариант.
Но потом таблица начинает расти.
Появляются несколько листов.
Формулы.
Фильтры.
Дубли.
Кто-то случайно удалил строку.
И уже непонятно, где актуальная версия.
Excel может помочь на старте, но специализированная CRM для автосервиса удобнее, когда нужно связать запчасти с клиентами, автомобилями и заказами.
Как учитывать запчасти в гаражном автосервисе
У гаражного мастера обычно меньше объём.
Но проблема та же.
Сегодня одна машина.
Завтра три.
Потом постоянный клиент привозит вторую машину.
И вдруг оказывается, что мастер помнит стоимость детали, но забыл, на какой автомобиль её покупал.
Поэтому даже частному мастеру полезно вести простой учёт.
Не огромный склад.
Просто порядок.
Как учитывать запчасти на небольшой СТО
Если работает несколько мастеров, учёт становится ещё важнее.
Нужно понимать:
- кто работает с заказом;
- какая машина ремонтируется;
- какие детали нужны;
- что уже куплено;
- что уже установлено;
- что осталось вернуть или заменить.
Иначе один мастер может заказать деталь, второй — не знать об этом, а третий вообще купить ещё одну.
Вот вам уже лишний расход.
Как не потерять деньги на запчастях
Есть несколько простых правил.
Правило первое. Каждая запчасть должна быть связана с заказом.
Правило второе. Закупочная и продажная цена должны быть понятны.
Правило третье. Количество должно фиксироваться.
Правило четвёртое. Возвраты и замены нужно отмечать.
Правило пятое. Клиентские запчасти не смешиваются с запчастями автосервиса.
Пять простых вещей.
А сколько головной боли убирают.
Почему остатки запчастей тоже важно контролировать
Если автосервис хранит запас расходников, нужно понимать остатки.
Фильтры.
Масла.
Свечи.
Лампочки.
Различные расходные материалы.
Иначе можно обнаружить, что на бумаге фильтры есть.
А на полке — пусто.
И наоборот.
Поэтому периодическая сверка фактических остатков с учётом не помешает.
Не обязательно вести огромный складской учёт
Для небольшой мастерской это важно.
Не нужно копировать систему крупного дилерского центра.
Если у вас несколько десятков ходовых позиций, достаточно понимать:
- что есть;
- что заканчивается;
- что уже заказано;
- что ушло в конкретный ремонт.
Всё остальное может быть лишней бюрократией.
Как понять, какие запчасти продаются чаще всего
Если учёт ведётся нормально, через некоторое время появляется интересная статистика.
Можно увидеть:
- самые популярные детали;
- наиболее частые марки производителей;
- среднюю стоимость запчастей;
- объём продаж по категориям;
- детали с большей и меньшей наценкой.
Это уже помогает принимать решения о закупках.
Не «кажется, этот фильтр хорошо берут».
А:
«За три месяца продали 80 штук».
Цифры обычно убедительнее ощущений.
Как не заморозить деньги в ненужных запчастях
Классическая ошибка.
Кажется:
«Давайте закупим побольше, вдруг пригодится».
Потом выясняется, что «вдруг» не наступил.
Коробки лежат.
Деньги лежат внутри коробок.
Причём в буквальном смысле.
Поэтому закупки лучше связывать с реальным спросом.
А ходовые позиции держать в разумном количестве.
Что делать с дорогими запчастями
Здесь контроль должен быть особенно внимательным.
Если деталь стоит несколько сотен рублей, ошибка уже неприятна.
Поэтому желательно фиксировать:
- кто заказал;
- для какого автомобиля;
- по какому заказу;
- стоимость;
- статус поставки;
- установлена ли деталь.
Чем дороже позиция, тем меньше места для «кажется, мы её уже ставили».
Как учитывать запчасти, которые ждут поставки
Очень полезно разделять:
нужно заказать;
заказано;
получено;
установлено.
Тогда понятно, почему автомобиль стоит.
Если деталь ещё не приехала — это одна ситуация.
Если деталь приехала, но никто не знает об этом — совсем другая.
Почему статус «ожидание запчастей» должен быть отдельным
Допустим, автомобиль не ремонтируется, потому что ждём деталь.
Если он просто остаётся в статусе «в работе», владелец видит неправильную картину.
Появляется ощущение:
«У нас слишком много автомобилей в ремонте».
Хотя часть из них фактически просто ждёт поставку.
Понятные статусы помогают быстро увидеть причину задержки.
Как запчасти влияют на итоговую стоимость ремонта
Стоимость заказа обычно состоит из нескольких частей.
Например:
Работы — 180 рублей.
Запчасти — 320 рублей.
Итого — 500 рублей.
Если детали учитываются неправильно, итог тоже будет неправильным.
А ошибка в расчёте — это уже проблема для бизнеса.
Как запчасти связаны со средним чеком
Очень просто.
Если сервис качественно учитывает детали, он видит полную структуру заказа.
Можно анализировать:
- среднюю стоимость запчастей;
- среднюю стоимость работ;
- итоговый средний чек;
- долю запчастей в выручке;
- маржу.
Без нормального учёта приходится гадать.
А бизнес лучше строить не на гаданиях.
Как CRM помогает учитывать запчасти
В специализированной CRM для автосервиса запчасть можно хранить непосредственно внутри заказа.
Получается понятная структура:
Клиент → автомобиль → заказ → работы → запчасти.
Открыл заказ — всё перед глазами.
Не надо искать стоимость детали в переписке.
Не надо вспоминать, кому её ставили.
Не надо листать Excel.
Просто открыл.
Посмотрел.
Поехали дальше.
BeloraCRM Auto для учёта запчастей и работ
BeloraCRM Auto позволяет вести клиентов, автомобили и заказы, а внутри ремонта фиксировать выполненные работы и использованные запчасти.
Так история ремонта остаётся связанной с конкретным автомобилем, а стоимость заказа можно видеть целиком.
Запчасти теряются между коробками, чатами и таблицами? Скачайте бесплатное демо BeloraCRM Auto и попробуйте вести клиентов, автомобили, заказы, работы и запчасти в одной программе.
Какие ошибки чаще всего допускают при учёте запчастей
Ошибка 1. Запчасти записывают только в блокнот
Потом этот блокнот куда-то исчезает.
Ошибка 2. Не указывают автомобиль
Непонятно, для какого ремонта покупалась деталь.
Ошибка 3. Не разделяют закупку и продажу
Невозможно нормально оценить результат.
Ошибка 4. Не считают количество
Особенно неприятно, когда одна позиция используется несколько раз.
Ошибка 5. Не учитывают возвраты
В учёте остаётся деталь, которой уже нет.
Ошибка 6. Смешивают клиентские запчасти и запчасти сервиса
Потом возникают вопросы по стоимости и ответственности.
Ошибка 7. Не привязывают деталь к заказу
Информация существует, но пользоваться ей сложно.
Простой порядок учёта запчастей в автосервисе
Шаг 1. Создали заказ на автомобиль.
Шаг 2. Определили необходимые детали.
Шаг 3. Зафиксировали их в заказе.
Шаг 4. Указали количество и стоимость.
Шаг 5. Отметили, что деталь заказана.
Шаг 6. После получения отметили поступление.
Шаг 7. После установки подтвердили использование.
Шаг 8. После завершения ремонта проверили итоговую сумму.
Всё.
Не суперсложно.
Просто нужно делать это каждый раз.
Что сделать владельцу автосервиса уже завтра
Возьмите последние десять заказов.
Посмотрите, насколько понятно по ним:
- какие запчасти использовали;
- сколько они стоили;
- для какого автомобиля их покупали;
- какие детали предоставил клиент;
- какие работы были выполнены.
Если приходится открывать пять чатов и звонить мастеру, чтобы восстановить картину, значит, учёт пора немного подтянуть.
Чек-лист учёта запчастей в автосервисе
- Каждая деталь связана с конкретным заказом.
- Указано количество.
- Известна стоимость закупки.
- Известна цена для клиента.
- При необходимости указан артикул.
- Понятно, для какого автомобиля предназначена деталь.
- Клиентские запчасти отмечены отдельно.
- Возвраты фиксируются.
- Замены фиксируются.
- Запчасти ожидающие поставки имеют понятный статус.
- Установленные детали остаются в истории ремонта.
- Работы и запчасти находятся в одном заказе.
- Итоговая стоимость заказа считается корректно.
- Данные не приходится искать по нескольким разным местам.
Главная мысль
Учёт запчастей — это не про то, чтобы завести ещё одну таблицу и заставить мастера заполнять её до полуночи.
Наоборот.
Хороший учёт должен упрощать работу.
Вот деталь.
Вот автомобиль.
Вот заказ.
Вот цена.
Вот количество.
Вот что установили.
Вот итог.
Всё понятно.
И чем больше становится заказов, тем сильнее чувствуется разница между «мы примерно помним» и нормальным учётом.
Заключение
Учёт запчастей в автосервисе нужен не только для склада.
Он помогает контролировать себестоимость ремонта, видеть прибыльность заказов, не терять деньги на забытых деталях и сохранять нормальную историю обслуживания автомобиля.
Начать можно с малого.
Не нужно сразу строить огромную складскую систему.
Просто привяжите каждую запчасть к конкретному заказу.
Укажите количество.
Запишите стоимость.
Отметьте, что установлено.
Сохраните информацию.
А дальше уже можно постепенно добавлять аналитику, остатки и другие функции.
Запчасть должна быть не просто коробкой на полке. В учёте она должна иметь понятный адрес: какой клиент, какой автомобиль и какой ремонт.
Если хотите навести порядок в работе автосервиса, обратите внимание на BeloraCRM Auto — программу для автомастерских и СТО. В ней можно хранить клиентов и автомобили, вести историю ремонтов, заказ-наряды, работы и запчасти, напоминания и основные данные в одном месте. Программа работает без интернета и не требует ежемесячной подписки.
Посмотреть BeloraCRM Auto, скачать бесплатное демо и узнать подробности →